Mijn Onderwijsloket [werktitel]

De ambitie

We willen gezamenlijk meer goede mensen het onderwijs in brengen. Hiervoor is praktische en gelijkwaardige samenwerking tussen de verschillende partners in de regio over de volledige klantreis essentieel: van werven, matchen en opleiden tot begeleiden en professionaliseren. Daarnaast is ook behoefte aan concretisering van plannen, bijvoorbeeld duidelijke afspraken over de werkwijze en de uitvoer. Een digitale infrastructuur dat deze samenwerking faciliteert is daarbij erg behulpzaam.

Op dit moment is het bijhouden en volgen van overstappers zeer arbeidsintensief, versnipperd en foutgevoelig door de veelal handmatige monitoring van kandidaten per regio. Met als risico dat dit veel energie kost van de samenwerkende partners en kandidaten zelf en er mensen op de route verloren gaan.

Wij geloven dat dit anders en beter kan door het gezamenlijk ontwikkelen van een infrastructuur en werkwijze die digitaal ondersteund wordt. In de fases 1 t/m 4 (uit de figuur hierboven), ligt een grote kans om deze concrete samenwerking te starten tussen opleidingen, scholen, regioloketten en het landelijke Onderwijsloket. In de digitale infrastructuur kunnen kandidaten zelf zicht houden op én aan de slag met hun specifieke overstap-informatie, oriëntatie- en matchingsmogelijkheden. Aan de achterkant hebben we als samenwerkingspartners inzicht in het verloop van de overstappers door deze klantreis en worden we door de infrastructuur ondersteund om daar de juiste actie, op het juiste moment, in te ondernemen.

De klantreis die een overstapper doorloopt.

Het idee

Naast het bestaande platform onderwijsloket.com, wordt in samenwerking met verschillende regio’s en Stichting Onderwijs in, ‘Mijn Onderwijsloket’ [werktitel] ontwikkeld: een persoonlijke omgeving voor overstappers, scholen, opleiders en regio-adviseurs. In deze omgeving kunnen zij eigenaarschap nemen over de overstap vanuit hun eigen rol. Voor de overstapper is het dé plek waar hij alle voor hem relevante informatie kan verzamelen (artikelen, contacten, opleidingen, scholen en zijn matches daarmee). Voor de scholen en opleiders is het dé plek om kandidaten en hun matches in te zien en te beheren, vanaf de werving van geïnteresseerden tot de uiteindelijke match. Daarnaast kunnen ze de pool van potentiële overstappers doorzoeken. Ook kunnen ze via de omgeving verschillende groepen tegelijkertijd berichten over nieuwe oriëntatie of voorlichtingsmomenten en inschrijvingen hiervoor beheren.

Regio-adviseurs hebben hier een centrale rol in. Voor regio-adviseurs bevat Mijn Onderwijsloket gedeeltelijk dezelfde functies als voor de scholen en opleiders. Maar in plaats van het ‘beheren van kandidaten en hun matches’ kunnen de regio-adviseurs hun adviesvragers beheren: met contactgegevens, gespreksverslagen en het leggen van mogelijke matches met scholen en/of opleiders. Zij werken daarin samen met het landelijke Onderwijsloket waar kandidaten mogelijk vandaan komen (met een pakketje aan informatie). Daarnaast hebben zij de mogelijkheid een doorverwijzing te maken naar de studieadviseur van de opleidingen. Ook voor studieadviseurs bevat Mijn Onderwijsloket een helder overzicht van de kandidaten die in aanmerking komen voor de betreffende opleiding. Hierin zijn gespreksverslagen, activiteiten van de kandidaat en eventuele matches opgenomen. Het doel is dat regio-adviseurs zicht houden op het gehele proces van de overstap, en mogelijkheid hebben om in te springen en op te volgen wanneer zij dat nodig achten (bijvoorbeeld wanneer een potentiële match niet doorgaat).

Kortom: Mijn Onderwijsloket is dé persoonlijke, digitale omgeving voor overstappers, scholen, opleiders en regio-adviseurs om eigenaarschap te nemen over het verloop van de overstap. Met gepersonaliseerde tools en informatie houden ze gezamenlijk zicht op het proces dat de overstapper doorloopt en kan ieder zijn taken en verantwoordelijkheden goed uitvoeren.

Voor overstappers

• Mijn opgeslagen info: artikelen, FAQ’s, contacten, opleidingen, routes (en andere info uit onderwijsloket.com)
• Mijn adviezen: overzicht van mijn (regio-)adviseurs, gespreksverslagen en informatie die de adviseur voor mij heeft klaargezet
• Mijn activiteiten: kalender met voor mij interessante oriëntatie-activiteiten
• Mijn matches: overzicht van scholen en/of opleidingen waar ik mee gematcht ben

Voor scholen en opleiders

• Applicant finder: een tool om alle potentiële overstappers te doorzoeken en zicht te krijgen op de kandidaten in jouw regio (of nét daarbuiten)
• Mijn activiiteiten: kalender met door mij georganiseerde oriëntatie-activiteiten, en mogelijkheid om nieuwe daaraan toe te voegen
• Mijn matches: overzicht van kandidaten waar ik mee gematcht ben
• Mijn bronnen: een kennisbank met arbeidsmarktinformatie voor scholen

Voor regio-adviseurs

• Applicant finder: zie voor scholen en opleiders
• Mijn activiiteiten: zie voor scholen en opleiders
• Mijn adviesvragers: overzicht van kandidaten die ik advies heb gegeven, inclusief een status tracker waarmee ik zicht hou op het verloop van de overstap. Ik kan gespreksverslagen kwijt, geselecteerde informatie aan de overstapper aanbieden en heb mogelijkheden om persoonlijk op te volgen hoe de overstap verloopt.
• Mijn bronnen: een kennisbank met tips, info en best practices voor regio-adviseurs

Samenwerking aan de uitvoer van de klantreis

De voorgestelde werkwijze en infrastructuur ontwerpen we met meerdere regio’s tezamen, en wordt uiteindelijk door alle regio’s gebruikt die dat willen. Verschillende betrokkenen maken hiervan gebruik: HR-medewerkers van scholen, studieadviseurs van opleidingen, regioadviseurs in onderwijsregio’s en de (potentiële) onderwijsprofessional zelf. De samenwerking in het project is gestoeld op een gedeelde maatschappelijke opdracht (non-profit), gedeeld partnerschap, vertrouwen, ondernemendheid en creativiteit. Door bijvoorbeeld in kleine groepjes, of in sprints, een ontwerp of programma van eisen uit te werken en dit vervolgens bij een grotere groep te checken, behouden we snelheid, maar betrekken we ook iedereen. Dit is nodig om een complexe digitale infrastructuur ook simpel en snel tastbaar te maken. Bovendien groeit de meerwaarde naarmate meer regio’s er gebruik van maken, omdat regioloketten werkwijzen en kandidaten kunnen uitwisselen als daar behoefte aan is.

Starten in 2024 en verder in 2025

Het proces van ontwikkeling en fasering zien we als volgt:

1. Definiëren van de roadmap, waarin we samen op basis van bestaande tools nadenken over wat er nodig is, de werkwijze en digitale infrastructuur nader specificeren (hoe werken we samen, welke digitale infrastructuur is nodig om dat te faciliteren) en vanuit daar terug redeneren in concrete sprints die allemaal een tussentijds resultaat hebben.

2. Samen ontwerpen: op basis van alle behoeften maken we gezamenlijk een outline voor de gewenste infrastructuur en aan welke voorwaarden deze moet voldoen. We stellen hiervoor een projectgroep samen met afgevaardigden uit de regio’s die meewerken aan het ontwerp. Afgevaardigden van andere regio’s denken op belangrijke punten mee.

3. Ontwikkelen: het digitale team van Onderwijs in kan de digitale infrastructuur ontwikkelen op basis de kennis en kunde van bestaande dienstverlening in afstemming met de afgevaardigden en andere betrokkenen.

4. Implementeren: Onderwijs in helpt de regioloketten onderdelen van de infrastructuur te integreren in hun eigen websites en procedures.

5. Evalueren en door ontwikkelen: we evalueren de ontwikkelde werkwijze en infrastructuur, stellen bij en scherpen aan waar we zien dat het nodig is. Dit is een continu iteratief proces.

(Voorgestelde) afspraken voor de ontwikkeling

Wanneer we met meerdere stakeholders samenwerken en investeren in een gedeelde oplossing, is het van belang om verwachtingen van elkaar helder af te stemmen. Daarom maken we met alle betrokkenen afspraken over de samenwerking, het beoogde resultaat en de termijn(en) waarop dit resultaat verwacht kan worden:

• We kiezen voor de duurzame, lange termijn oplossingen. We plakken geen pleisters, maar werken aan structurele verbetering.

• We focussen ons in eerste instantie op de fase 1 t/m 4 (interesseren, oriënteren, beslissen, matchen) van de klantreis voor de doelgroep overstappers [o.a. zij-instromers en deeltijders]. Hierin werken we samen met het reeds bestaande landelijke Onderwijsloket (www.onderwijsloket.com).

• We starten in 2024 en ontwikkelen daarin ook al aan direct bruikbare onderdelen. Het grotere plaatje vergt meer ontwikkeltijd dan één jaar, en zal ook de periode na 2024 in beslag nemen. Tijdens en na het eerste jaar wordt geëvalueerd of het proces voortgezet wordt in de continuering van de onderwijsregio’s vanaf 2025. In het ontwikkelproces worden meerdere sprints ingericht die concrete resultaten voor de regio’s opleveren.

• We bouwen idealiter vanaf eind 2023 en in 2024 aan een team met de benodigde expertise om de infrastructuur met en voor regio’s te creëren. Dit team wordt aangevuld naar gelang de scope van het product (en de features daarvan) en het aantal gebruikers (overstappers, deelnemende onderwijsregio’s).

• Alle ingebrachte middelen die niet besteed worden, keren terug naar de onderwijsregio’s.

Financiering

Om de besproken infrastructuur en bijbehorende digitale faciliteiten te kunnen ontwikkelen en onderhouden is (langdurige) financiering nodig. Vanwege de veelvoud aan deelnemende partijen en belanghebbende, zijn we nog zoekende naar de juiste financieringsstructuur.

Op de korte termijn hebben we een startbudget nodig om de ontwikkeling in 2024 te beginnen. De voorlopige insteek is om dit met de regio’s te financieren, vanuit hun nog toe te kennen projectbudget. Gezien het regio-overstijgende karakter van de behoeftes aan deze infrastructuur en de schaal van de investering die hiervoor nodig is, kunnen wij de ontwikkeling alleen realiseren als meerdere regio’s investeren. Hierover zijn op dit moment al meerdere regio’s in afstemming met elkaar.

Idealiter starten we al op korte termijn met een aantal regio’s, om via een lerende aanpak een goede basis te creëren die in 2025 potentieel verder uitgebouwd kan worden naar meer (zo niet alle) regio’s.