Digitale infrastructuur (onderwijs)regio’s

Waarom dit project?

In elke regio wordt er hard gewerkt om het onderwijs aantrekkelijk en toegankelijk te maken voor (potentiële) onderwijsprofessionals (hierna overstappers genoemd). Van het aanbieden van objectieve en betrouwbare informatie tijdens hun allereerste oriëntatie, tot het bieden van een warm welkom bij de daadwerkelijke start in het onderwijs (of op de opleiding). 

Op deze manier zorgen alle regio’s voor een soepele klantreis voor de overstapper, zodat we op grote schaal mensen goed verder kunnen helpen. Een digitale infrastructuur om geïnteresseerden in het onderwijs goed te kunnen volgen en te ondersteunen, helpt de kans van slagen van de overstap te vergroten. Doordat het zowel de betrokkenen in de klantreis, als de overstapper zelf, grip kan geven op het gehele proces.

Daarom willen we bovenregionaal gaan werken aan een gedeelde ‘digitale infrastructuur’ voor al deze stakeholders (inclusief de overstapper zelf), zodat: 

• we de taken en verantwoordelijkheden binnen iedere regio kunnen verdelen en beleggen bij degene die er het best in is, we zicht hebben op wie welke verantwoording draagt, elkaar scherp kunnen houden op de uitvoer hiervan en gezamenlijke successen kunnen vieren;

• we weten welke ‘potentiële’ overstappers er in de pijplijn zitten van een regio, wat diens profiel is, en waar ze in hun overstap staan; 

• stakeholders van elkaar in kunnen zien welk contact er met welke overstapper is geweest; van oriëntatie tot definitieve match; 

• we bovenregionaal kunnen samenwerken, omdat overstappers de regiogrenzen niet kennen (en niet hoeven te kennen); we werken immers samen aan de beste mensen voor het onderwijs in Nederland. Bijvoorbeeld door bovenregionaal oriëntatie-activiteiten aan te bieden aan de overstapper; 

• we (potentiële) overstappers zelf ook inzicht kunnen geven in hun route naar het onderwijs en mogelijkheden daarbinnen, in combinatie met de vervolgstappen ze kunnen ondernemen en welke personen hen daarbij kunnen helpen; 

• we meer (en betere) data verzamelen over de overstappers, de vragen die zij hebben, hun profiel en kenmerken, en de knelpunten waar ze tegenaanlopen. Op deze manier krijgen we meer inzicht in het functioneren van het gehele proces en kunnen we dit doorlopend verbeteren; 

• we uiteindelijk als stakeholders gezamenlijk deze overstappers beter kunnen helpen, in iedere fase van hun overstap; om uiteindelijk meer mensen de overstap succesvol te laten maken. 

Wie zijn dit project gestart? 

Dit project is gestart op initiatief van vier regio’s: RAP Nijmegen, Onderwijsregio Brabant Oost, RAP Midden-Brabant en Onderwijsregio Groot-Amsterdam en Kennemerland. Zij hebben Stichting Onderwijs in gevraagd mee te helpen met de uitvoer van het project. 

Betrokkenen bij het project:

• Robert Jacobs (RAP Midden-Brabant)

• Stephan Maussen (RAP Nijmegen)

• Jaco Klink (Onderwijsregio Brabant Oost)

• Marcelle Hobma (Onderwijsregio Kennemerland & Groot-Amsterdam)

• Carola Doumen (HAN- Academie Educatie & FastSwicth)

• Jaap Rohof (RA-ZON & Radboud Docenten Academie)

Waar we aan gaan werken

We gaan de komende periode (als pilot) een applicatie realiseren die regio’s in staat stelt bovengenoemde doelen te bereiken. Daarvoor doen we een inventarisatie van bestaande software en beschouwen we in hoeverre deze voldoet aan de gezamenlijke eisen.

Deze applicatie moet als het ware een combinatie zijn tussen een Applicant Tracking System (ATS), Customer Relationship Management tool (CRM) en Content Management System (CMS). Daarin krijgen o.a. de volgende functionaliteiten een belangrijke rol: 

• Rol gebaseerde inlog-mogelijkheden en interface (een HRM’er ziet andere dingen in de applicatie dan een regio-adviseur) 

• Mogelijkheid om het activiteiten- en vacature-aanbod per regio toe te voegen

• Een overstapperdatabase met tracker- & zoekfunctie

• Een matchingsfunctionaliteit om overstappers aan scholen en/of opleidingen te koppelen 

• Messaging functionaliteit voor communicatie tussen stakeholders onderling, en tussen stakeholders en overstapper

• Een overzicht van scholen, opleidingen en contactpersonen per regio

Daarnaast willen we de functionaliteiten van de applicatie integreerbaar maken met de websites van deelnemende regio’s (en regioloketten). Bijvoorbeeld zodat wanneer een overstapper een contactformulier op een bepaalde site invult, zijn gegevens in het systeem terecht komen.

Hoe we te werk gaan

In de komende maanden gaat Stichting Onderwijs in samen met betrokkenen uit de vier regio’s - in pilotvorm - werken aan een eerste versie van de besproken applicatie.

Deze pilot heeft twee uitkomsten: 

1. Een prototype / tijdelijke variant van de applicatie, die op korte termijn al bruikbaar en inzetbaar is voor de deelnemende regio’s. 

2. Een plan van aanpak en programma van eisen voor de lange termijn, die beschrijft hoe de ideale applicatie eruit zou moeten zien en hoe deze moet werken .

Voor de korte termijn hanteren we dus een pragmatische aanpak, waarbij de focus vooral ligt op quick wins: welke dingen kunnen we met minimale inspanning en middelen al realiseren? 

Voor de lange termijn willen we definiëren hoe de applicatie er idealiter uit zou zien, en wat er voor nodig is om dit te realiseren.

Hoe (en wanneer) kunnen andere regio’s aanhaken? 

Ons doel is om met deze pilot te werken aan een oplossing die schaalbaar is, en daarmee op termijn bruikbaar voor élke onderwijsregio. Wij geloven dat we hier zowel de overstapper bij gebaat is, als de regio’s die ermee werken. 

We streven ernaar dat naast de vier deelnemende regio’s, ook alle andere regio’s die dat willen aan het eind van de pilotfase kunnen aanhaken en gebruik kunnen maken van de tool. Wat betekent dit precies? 

Aan het einde van de pilotfase | c.a. juni 2024

Nadat de korte termijn versie van de applicatie geïmplementeerd is, willen we deze voor méér regio’s beschikbaar maken. Tegen die tijd zullen we een definitief overzicht van features en technische specificaties hiervan delen. Er zullen mogelijk wel kosten verbonden zijn voor het gebruiksklaar maken van de applicatie voor de regio, het inwerken van de gebruikers en eventuele licentiekosten voor de gebruikers vanuit de regio.

Kostenindicatie per regio: €6.500 (excl. btw)

Daarnaast gaan we aan de slag met het plan voor de applicatie voor de lange termijn. Hierbij onderzoeken we ook verschillende financieringsmogelijkheden voor duurzame inzetbaarheid. Voor alle regio’s die intussen gebruik maken van de korte termijn applicatie, verzorgen we uiteraard een vlekkeloze transitie naar de lange termijn aplicatie.

Op de hoogte blijven over (of meedoen met) dit project?

Voor alle geïnteresseerden sturen we gedurende het project een periodieke nieuwsbrief, met daarin updates over het projectverloop en de inhoudelijke vraagstukken waar de tegenaan lopen. Heb je interesse om met jouw regio mee te doen aan dit project, dan kun je dat ook via onderstaande link laten weten!

Heb je nu alvast vragen voor ons? Neem dan contact op met Sanne van Kempen (sanne@onderwijs.in)