Je hebt Javascript nodig om deze website te kunnen gebruiken. Pas je browserinstellingen in om verder te gaan!

Digitale infrastructuur (onderwijs)regio’s

Op initiatief van verschillende (onderwijs)regio’s werken we aan een applicatie om overstappers te volgen en ondersteunen, van eerste oriëntatie tot de start in het onderwijs.

in uitvoer

Project gestart: 2024

Loopt tot: 2025

Gepubliceerd op: 05/03/2024

Bijgewerkt op:

 

Waarom deze pilot?

In elke regio wordt hard gewerkt om het onderwijs aantrekkelijk en toegankelijk te maken voor (potentiële) onderwijsprofessionals (hierna overstappers genoemd). Van het aanbieden van objectieve en betrouwbare informatie tijdens hun allereerste oriëntatie, tot het bieden van een warm welkom bij de daadwerkelijke start in het onderwijs.

Op deze manier zorgen alle regio’s voor een soepele klantreis voor de overstapper, zodat zij op grote schaal mensen goed verder kunnen helpen. Maar schaalgrootte leidt ook tot nieuwe uitdagingen: bijvoorbeeld het risico zicht te verliezen op individuen die de klantreis doorlopen, met als gevolg dat zij het onderwijs niet weten te bereiken. Een digitale infrastructuur om geïnteresseerden in het onderwijs goed te kunnen volgen en te ondersteunen, helpt de kans van slagen van de overstap te vergroten. Het kan zowel de betrokkenen in de klantreis, als de overstapper zelf, grip geven op het gehele proces.

Daarom willen we bovenregionaal gaan werken aan een gedeelde ‘digitale infrastructuur’ voor al deze stakeholders (inclusief de overstapper zelf), zodat:

  • We weten welke ‘potentiële’ overstappers er in de pijplijn zitten van een regio, wat diens profiel is, en waar ze in hun overstap staan;
  • Stakeholders van elkaar in kunnen zien welk contact er met welke overstapper is geweest; van oriëntatie tot definitieve match; 
  • We de taken en verantwoordelijkheden binnen iedere regio kunnen verdelen en beleggen bij degene die er het best in is, we zicht hebben op wie welke verantwoording draagt, elkaar scherp kunnen houden op de uitvoer hiervan en gezamenlijke successen kunnen vieren;
  • We overstappers over de grenzen van de eigen regio kunnen helpen, omdat overstappers de regiogrenzen niet kennen (en niet hoeven te kennen); we werken immers samen aan de beste mensen voor het onderwijs in Nederland. Bijvoorbeeld door bovenregionaal oriëntatie-activiteiten aan te bieden aan de overstapper; 
  • We (potentiële) overstappers zelf ook inzicht kunnen geven in hun route naar het onderwijs en mogelijkheden daarbinnen, in combinatie met de vervolgstappen die ze kunnen ondernemen en welke personen hen daarbij kunnen helpen; 
  • We meer (en betere) data verzamelen over de overstappers, de vragen die zij hebben, hun profiel en kenmerken, en de knelpunten waar ze tegenaanlopen. Op deze manier krijgen we meer inzicht in het functioneren van het gehele proces en kunnen we dit doorlopend verbeteren; 
  • We onze dienstverlening binnen de klantreis continu kunnen blijven evalueren en verbeteren op basis van gedeelde inzichten, en een gezamenlijk platform en samenwerkingsverband hebben om tot die inzichten te komen;
  • We uiteindelijk als stakeholders gezamenlijk deze overstappers beter kunnen helpen, in iedere fase van hun overstap; om uiteindelijk meer mensen succesvol de overstap te laten maken. 
 

Deze pilot richt zich daarmee op de werkzaamheden van en processen binnen het regioloket, en hoe een softwareoplossing deze zou kunnen ondersteunen en versterken. De focus ligt op fase 1 t/m 5 van de klantreis die de overstapper doorloopt (van het wekken van interesse tot de start in het onderwijs). Processen bij de werkgevers (fase 6 t/m 9) zijn geen onderdeel van de pilot.

 

 

Wie zijn deze pilot gestart? 

Deze pilot is gestart op initiatief van vier regio’s: RAP Nijmegen, Onderwijsregio Brabant Oost, RAP Midden-Brabant en Onderwijsregio Groot-Amsterdam en Kennemerland. Daarnaast nemen betrokkenen vanuit de lerarenopleidingen van de HAN en RU deel voor de inbreng van een bovenregionaal een sector overstijgend perspectief. Zij hebben Stichting Onderwijs in gevraagd mee te helpen met de uitvoer van de pilot. 

 

Initiatiefnemers van de pilot:

  • Robert Jacobs (RAP Midden-Brabant)
  • Stephan Maussen (RAP Nijmegen)
  • Jaco Klink (Onderwijsregio Brabant Oost)
  • Marcelle Hobma (Onderwijsregio Kennemerland & Groot-Amsterdam)
  • Carola Doumen (HAN- Academie Educatie & FastSwicth)
  • Jaap Rohof (RA-ZON & Radboud Docenten Academie)
 
💡
Heb je interesse om met jouw regio mee te doen aan deze pilot? Hier lees je meer over hoe dat kan!
 

 

Waar hebben we aan gewerkt in 2024

Met deze pilot wilden we in 2024 een applicatie realiseren die regio’s in staat stelt bovengenoemde doelen te bereiken. De focus lag daarbij op twee verschillende aspecten:

  1. Een prototype / tijdelijke variant van de applicatie, die op korte termijn al bruikbaar en inzetbaar is voor de deelnemende regio’s. 
  1. Aanbevelingen en programma van eisen voor de lange termijn, die beschrijft hoe de ideale applicatie eruit zou moeten zien en hoe deze moet werken.
 

Voor de tijdelijke variant hebben we een applicatie ontwikkeld op het softwareplatform van Airtable. Deze applicatie is momenteel door meerdere (onderwijs)regio’s actief in gebruik. De applicatie bevat verschillende functionaliteiten om kandidaten (en hun dossiers) te registreren, beheren en te volgen.

 

Daarnaast is er een netwerk-CRM opgezet, waarin gegevens van (onderwijs)regio’s, scholen, opleiders en contactpersonen zijn vastgelegd. Dit databestand wordt automatisch gevuld vanuit landelijke registers zoals RIO, KiesMBO en HOVI, wat zorgt voor een consistente en actuele basis.

 

Om de functionaliteiten van Airtable verder te verrijken, zijn er verschillende ondersteunende functies toegevoegd:

  1. Actiemanagement: een module waarmee taken gekoppeld aan kandidaten eenvoudig beheerd kunnen worden.
  1. Dashboards en rapportages: hulpmiddelen die inzicht geven in de voortgang en prestaties binnen de regio.
  1. Helpdeskfunctionaliteit: een ingebouwde tool met uitleg, veelgestelde vragen en een ticketingsysteem voor samenwerking tussen beheerders en regio’s.
 

Een belangrijk aandachtspunt tijdens de ontwikkeling was het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens. Omdat gegevens gedeeld worden tussen meerdere organisaties, hebben we een methodiek ontwikkeld die voldoet aan de AVG-regelgeving.

 

Om gegevensuitwisseling met externe systemen te vergemakkelijken, hebben we een API ontwikkeld. Deze API maakt het mogelijk dat kandidaten die formulieren invullen op regionale websites automatisch in Airtable worden geregistreerd. De API ondersteunt variaties in datamodellen, zodat elke regio specifieke gegevens kan verwerken. De documentatie van deze API is beschikbaar via de volgende link: API-documentatie.

 

Verder is er een tool ontwikkeld waarmee kandidaten inzicht hebben in de organisaties waarmee hun gegevens zijn gedeeld. Ze kunnen hun privacy-instellingen aanpassen en indien gewenst een verzoek indienen om gegevens te laten verwijderen. Bij een dergelijk verzoek wordt het dossier anoniem gearchiveerd, waardoor het niet meer herleidbaar is tot een individu, maar wel beschikbaar blijft voor geanonimiseerde analyses.

 

De inzichten en aanbevelingen voor de ideale applicatie op langere termijn, als ook het programma van eisen, is verwerkt in de eindrapportage van de pilot in 2024.

 

 

Eindrapportage 2024

In december 2024 hebben we de pilot en haar opbrengsten met alle betrokkenen geëvalueerd. De ze evaluatie is, samen met al onze inzichten en aanbevelingen, verwerkt in de eindrapportage van 2024, die onderstaand is te downloaden (incl. bijlagen).

 

In bijlage 3 van de rapportage tref je het programma van eisen dat is voortgekomen uit de pilot. Dit document bevat een overzicht van alle functionele, technische en organisatorische eisen waar de applicatie op termijn aan zou moeten voldoen.

 
Download de eindrapportage
 

 

Het vervolg in 2025

Ons doel is om met deze pilot te werken aan een oplossing die schaalbaar is, en daarmee op termijn bruikbaar voor élke onderwijsregio. Wij geloven dat we hier zowel de overstapper bij gebaat is, als de regio’s die ermee werken. Zo kunnen we van elkaar leren en investeren we samen in een gedeelde oplossing voor een gedeelde behoefte. Daarom willen we andere regio’s ook graag uitnodigen om in 2025 deel te nemen aan deze pilot!

 

Wat levert deelname jouw regio op?

Op dit moment hebben we in Airtable een Applicant Tracking System (ATS) en Customer Relationship Management (CRM) ingericht, welke specifiek zijn afgestemd op de context van onderwijsregio’s. In het ATS kun je alle potentiële kandidaten in jouw regio terugvinden, hun gegevens en hun overstapdossier. Boevndien kunnen we het ATS op allerlei handige manieren koppelen aan de website(s) van jullie regio. Met het CRM krijgt je zicht op het netwerk binnen jouw regio, de organisaties daarbinnen en de personen die daar werkzaam zijn. Zo heb je direct toegang tot de (contact)gegevens van al jouw stakeholders.

Daarnaast heb je beschikking over allerhande dashboards en rapportage tools, met statistieken over de kandidaten in jouw regio (en daarbuiten). Zo zie je bijvoorbeeld in één oogopslag hoeveel potentiële wiskundedocenten zich in jouw regio bevinden, of wat de verhouding is tussen kandidaten met interesse voor het primair onderwijs en voortgezet onderwijs.

 

Wat kost het om mee te doen?

Om deel te nemen aan de pilot en gebruik te maken van de tool krijg je te maken met verschillende kostenposten. Dankzij de financiële investering van de vier regio’s die de pilot in 2024 zijn gestart, kunnen we de eenmalige (setup)kosten voor nieuw deelnemende regio’s relatief laag houden.

 

Setupkosten (eenmalig): €3.762,50

Trainingen voor gebruikers (eenmalig): €698,75

Ontwikkelkosten (jaarlijks): €1.612,50

Intervisie sessies (jaarlijks): €350,00

Kosten per gebruiker (maandelijks): €91,38

 

Alle genoemde bedragen zijn voor deelname van één regio en inclusief BTW. Prijzen zijn geldig in 2025.

 

Meer weten? Onderstaand kun je ons voorstel om deel te nemen downloaden. Daarin vind je uitgebreide informatie over de pilot, de werkwijze en planning die we hanteren, de opbrengsten voor deelnemende regio’s, de functionaliteiten van tool, als ook een gedetailleerdere beschrijving van de kosten.

 
Download het voorstel
 

Op de hoogte blijven over (of meedoen met) deze pilot?

Voor alle geïnteresseerden sturen we gedurende de pilot een periodieke nieuwsbrief, met daarin updates over de pilotverloop en de inhoudelijke vraagstukken waar de tegenaan lopen. Heb je interesse om met jouw regio mee te doen aan deze pilot, dan kun je dat ook via onderstaande link laten weten!

Heb je nu alvast vragen voor ons? Neem dan contact op met Remi Huigen (remi@onderwijs.in)

 
Blijf op de hoogte
 
 
 

Blijf op de hoogte

Ontvang periodieke updates over onze projecten

Door je in te schrijven voor onze nieuwsbrief, ga je akkoord met onze privacy voorwaarden.