Digitale infrastructuur (onderwijs)regio’s

Waarom dit project?

In elke regio wordt hard gewerkt om het onderwijs aantrekkelijk en toegankelijk te maken voor (potentiële) onderwijsprofessionals (hierna overstappers genoemd). Van het aanbieden van objectieve en betrouwbare informatie tijdens hun allereerste oriëntatie, tot het bieden van een warm welkom bij de daadwerkelijke start in het onderwijs.

Op deze manier zorgen alle regio’s voor een soepele klantreis voor de overstapper, zodat zij op grote schaal mensen goed verder kunnen helpen. Maar schaalgrootte leidt ook tot nieuwe uitdagingen: bijvoorbeeld het risico zicht te verliezen op individuen die de klantreis doorlopen, met als gevolg dat zij het onderwijs niet weten te bereiken. Een digitale infrastructuur om geïnteresseerden in het onderwijs goed te kunnen volgen en te ondersteunen, helpt de kans van slagen van de overstap te vergroten. Het kan zowel de betrokkenen in de klantreis, als de overstapper zelf, grip geven op het gehele proces.

Daarom willen we bovenregionaal gaan werken aan een gedeelde ‘digitale infrastructuur’ voor al deze stakeholders (inclusief de overstapper zelf), zodat:

• We weten welke ‘potentiële’ overstappers er in de pijplijn zitten van een regio, wat diens profiel is, en waar ze in hun overstap staan;

• Stakeholders van elkaar in kunnen zien welk contact er met welke overstapper is geweest; van oriëntatie tot definitieve match; 

• We de taken en verantwoordelijkheden binnen iedere regio kunnen verdelen en beleggen bij degene die er het best in is, we zicht hebben op wie welke verantwoording draagt, elkaar scherp kunnen houden op de uitvoer hiervan en gezamenlijke successen kunnen vieren;

• We overstappers over de grenzen van de eigen regio kunnen helpen, omdat overstappers de regiogrenzen niet kennen (en niet hoeven te kennen); we werken immers samen aan de beste mensen voor het onderwijs in Nederland. Bijvoorbeeld door bovenregionaal oriëntatie-activiteiten aan te bieden aan de overstapper; 

• We (potentiële) overstappers zelf ook inzicht kunnen geven in hun route naar het onderwijs en mogelijkheden daarbinnen, in combinatie met de vervolgstappen die ze kunnen ondernemen en welke personen hen daarbij kunnen helpen; 

• We meer (en betere) data verzamelen over de overstappers, de vragen die zij hebben, hun profiel en kenmerken, en de knelpunten waar ze tegenaanlopen. Op deze manier krijgen we meer inzicht in het functioneren van het gehele proces en kunnen we dit doorlopend verbeteren; 

• We onze dienstverlening binnen de klantreis continu kunnen blijven evalueren en verbeteren op basis van gedeelde inzichten, en een gezamenlijk platform en samenwerkingsverband hebben om tot die inzichten te komen;

• We uiteindelijk als stakeholders gezamenlijk deze overstappers beter kunnen helpen, in iedere fase van hun overstap; om uiteindelijk meer mensen succesvol de overstap te laten maken. 

Dit project richt zich daarmee op de werkzaamheden van en processen binnen het regioloket, en hoe een softwareoplossing deze zou kunnen ondersteunen en versterken. De focus ligt op fase 1 t/m 5 van de klantreis die de overstapper doorloopt (van het wekken van interesse tot de start in het onderwijs). Processen bij de werkgevers (fase 6 t/m 9) zijn geen onderdeel van het project.

Wie zijn dit project gestart? 

Dit project is gestart op initiatief van vier regio’s: RAP Nijmegen, Onderwijsregio Brabant Oost, RAP Midden-Brabant en Onderwijsregio Groot-Amsterdam en Kennemerland. Daarnaast nemen betrokkenen vanuit de lerarenopleidingen van de HAN en RU deel voor de inbreng van een bovenregionaal een sector overstijgend perspectief. Zij hebben Stichting Onderwijs in gevraagd mee te helpen met de uitvoer van het project. 

Betrokkenen bij het project:

• Robert Jacobs (RAP Midden-Brabant)

• Stephan Maussen (RAP Nijmegen)

• Jaco Klink (Onderwijsregio Brabant Oost)

• Marcelle Hobma (Onderwijsregio Kennemerland & Groot-Amsterdam)

• Carola Doumen (HAN- Academie Educatie & FastSwicth)

• Jaap Rohof (RA-ZON & Radboud Docenten Academie)

Waar we aan gaan werken

We gaan de komende periode (als pilot) een applicatie realiseren die regio’s in staat stelt bovengenoemde doelen te bereiken. Daarvoor doen we een inventarisatie van bestaande software en beschouwen we in hoeverre deze voldoet aan de gezamenlijke eisen.

Deze applicatie moet als het ware een combinatie zijn tussen een Applicant Tracking System (ATS), Customer Relationship Management tool (CRM) en Content Management System (CMS). Daarin krijgen o.a. de volgende functionaliteiten een belangrijke rol: 

• Rol gebaseerde inlog-mogelijkheden en interface (een HRM’er ziet andere dingen in de applicatie dan een regio-adviseur) 

• Mogelijkheid om het activiteiten- en vacature-aanbod per regio toe te voegen

• Een overstapperdatabase met tracker- & zoekfunctie

• Een matchingsfunctionaliteit om overstappers aan scholen en/of opleidingen te koppelen 

• Messaging functionaliteit voor communicatie tussen stakeholders onderling, en tussen stakeholders en overstapper

• Een overzicht van scholen, opleidingen en contactpersonen per regio

Daarnaast willen we de functionaliteiten van de applicatie integreerbaar maken met de websites van deelnemende regio’s (en regioloketten). Bijvoorbeeld zodat wanneer een overstapper een contactformulier op een bepaalde site invult, zijn gegevens in het systeem terecht komen.

Hoe we te werk gaan

In de komende maanden gaat Stichting Onderwijs in samen met betrokkenen uit de vier regio’s - in pilotvorm - werken aan een eerste versie van de besproken applicatie.

Deze pilot heeft twee uitkomsten: 

1. Een prototype / tijdelijke variant van de applicatie, die op korte termijn al bruikbaar en inzetbaar is voor de deelnemende regio’s. 

2. Een plan van aanpak en programma van eisen voor de lange termijn, die beschrijft hoe de ideale applicatie eruit zou moeten zien en hoe deze moet werken .

Voor de korte termijn hanteren we dus een pragmatische aanpak, waarbij de focus vooral ligt op quick wins: welke dingen kunnen we met minimale inspanning en middelen al realiseren? 

Voor de lange termijn willen we definiëren hoe de applicatie er idealiter uit zou zien, en wat er voor nodig is om dit te realiseren.

Stand van het project in juni 2024

In de afgelopen maanden zijn verschillende gesprekken gevoerd en sessies georganiseerd met alle betrokkenen. Daarin is een verkenning gedaan van wat ‘een digitale infrastructuur’ voor hen inhoudt en wat ze daarin belangrijk vinden. Dit waren zowel sessies met de vier direct betrokken regio’s, aangevuld met inzichten uit gesprekken met geïnteresseerde regio’s die op dit moment (nog) niet deelnemen aan het project - om een zo goed en breed mogelijk inzicht te creëren over het gewenste resultaat.

Deze (soms gezamenlijk en soms individuele) sessies hebben geresulteerd in:

• Het ontwikkelen van een gezamenlijke taal – we weten van elkaar waar we het over hebben en benoemen dingen met dezelfde naam;

• Inzicht de eisen, wensen en behoeften, en in hoeverre regio’s daarin van elkaar verschillen (of juist hetzelfde over denken);

• Inzicht in wensen per gebruikersgroep (een opleiding heeft andere wensen dan een school, en een HR-medewerker heeft andere behoeften dan een directielid);

• Het verkennen van mogelijke oplossingen, wat alle betrokkenen meer grip en inzicht gaf in de probleemdefinitie.

Daarnaast heeft de eerste fase van het project een aantal concrete zaken opgeleverd:

• Een programma van eisen: programma dat schetst aan welke eisen de ideale oplossing (op lange termijn) moet voldoen, welke features zo’n oplossing behelst en met welke randvoorwaarden rekening moet worden gehouden.

• Een analyse van bestaande softwareproducten, resulterend in een afwegingskader: de drie meest kansrijke softwareproducten zijn op tal van terreinen met elkaar vergeleken om tot de best mogelijke keuze te komen

• Een implementatieplan voor de pilot: waarin wordt beschreven hoe we de gekozen optie gaan realiseren bij de deelnemende regio’s

• Een voorstel voor geïnteresseerde regio’s: over hoe zij deel kunnen nemen aan de pilot, wat ze daarvan kunnen verwachten en wat deelname aan de pilot kost.

Meer weten? Het gehele projectverloop tot op heden, de uitkomsten daarvan en de opgedane inzichten zijn beschreven in de tussenrapportage van juni 2024. In de bijlagen van deze rapportage zijn tevens de bovengenoemde documenten te vinden.

Hoe (en wanneer) kunnen andere regio’s aanhaken? 

Ons doel is om met deze pilot te werken aan een oplossing die schaalbaar is, en daarmee op termijn bruikbaar voor élke onderwijsregio. Wij geloven dat we hier zowel de overstapper bij gebaat is, als de regio’s die ermee werken. Zo kunnen we van elkaar leren en investeren we samen in een gedeelde oplossing voor een gedeelde behoefte. Daarom willen we andere regio’s ook graag uitnodigen om deel te nemen aan dit project!

Vanaf juni 2024 kun je mee doen aan de pilot!

In het restant van 2024 gaan we een pilot uitvoeren met de digitale infrastructuur die is gebouwd op Airtable - en deze breiden we in de loop van de pilot verder uit. Daarnaast kunnen we de werking continu aanpassen op basis van opgedane inzichten.

Wanneer je met jouw regio besluit deel te nemen aan de pilot, ga je niet alleen gebruik maken van het softwareproduct; je maakt ook onderdeel uit van de bovenregionale overleg- en evaluatiestructuur, zodat je kunt leren van de inzichten en best practices van andere regio’s (en andersom) die voortvloeien uit deze pilot. Ook neemt jouw regio deel aan de plan- en besluitvorming voor de lange termijn. Zo weegt jullie kennis, inzicht en visie mee in de toekomstige doorontwikkeling.

Wat levert deelname jouw regio op?

Op dit moment hebben we in Airtable een Applicant Tracking System (ATS) en Customer Relationship Management (CRM) ingericht, welke specifiek zijn afgestemd op de context van RAP- en onderwijsregio’s. In het ATS kun je alle potentiële kandidaten in jouw regio terugvinden, hun gegevens en hun overstapdossier. Met het CRM krijgt je zicht op het netwerk binnen jouw regio, de organisaties daarbinnen en de personen die daar werkzaam zijn. Zo heb je direct toegang tot de (contact)gegevens van al jouw stakeholders.

Daarnaast bouwen we allerhande dashboards en rapportage tools in, met statistieken over de kandidaten in jouw regio (en daarbuiten). Zo zie je bijvoorbeeld in één oogopslag hoeveel potentiële wiskundedocenten zich in jouw regio bevinden, of wat de verhouding is tussen kandidaten met interesse voor het primair onderwijs en voortgezet onderwijs.

Tot slot zien we mogelijke uitbreidingen voor ons op het gebied van activiteiten- en vacaturebeheer voor de regio. We hopen functionaliteiten hieromtrent op termijn toe te kunnen voegen, bijvoorbeeld wanneer er meerdere nieuwe regio’s zich melden voor deelname aan de pilot.

In december 2024 zullen we de pilot evalueren, en gezamenlijk met alle op dat moment deelnemende regio’s beslissen hoe we het project in 2025 een vervolg (kunnen) geven.

Wat kost het om mee te doen?

Om deel te nemen aan het project en gebruik te maken van de tool krijg je te maken met verschillende kostenposten. Dankzij de financiële investering van de vier regio’s die het project zijn gestart, kunnen we de eenmalige (setup)kosten voor nieuw deelnemende regio’s relatief laag houden.

Setupkosten (eenmalig): €3.500

Trainingen voor gebruikers (eenmalig): €650

Kosten per gebruiker (maandelijks): €85

Alle genoemde bedragen zijn voor deelname van één regio en inclusief BTW.

Meer weten? Onderstaand kun je ons voorstel om deel te nemen downloaden. Daarin vind je uitgebreide informatie over de pilot, de werkwijze en planning die we hanteren, de opbrengsten voor deelnemende regio’s, de functionaliteiten van tool, als ook een gedetailleerdere beschrijving van de kosten.

Op de hoogte blijven over (of meedoen met) dit project?

Voor alle geïnteresseerden sturen we gedurende het project een periodieke nieuwsbrief, met daarin updates over het projectverloop en de inhoudelijke vraagstukken waar de tegenaan lopen. Heb je interesse om met jouw regio mee te doen aan dit project, dan kun je dat ook via onderstaande link laten weten!

Heb je nu alvast vragen voor ons? Neem dan contact op met Remi Huigen (remi@onderwijs.in)