Minder ruis, meer gesprek

Het stond al enige tijd op de verlanglijst van het adviseursteam van het Onderwijsloket: werken met een digitaal inplansysteem voor de adviesgesprekken. De wens kwam in eerste instantie voort uit een verlangen naar gemak (een afspraak via de mail inplannen kan, zoals je zelf ongetwijfeld wel eens hebt ervaren, ingewikkelder zijn dan nodig). Maar nu het adviseursteam sinds enkele maanden met zo’n systeem werkt, merken ze meer voordelen dan alleen méér gemak! We vroegen Yannick, één van de adviseurs, zijn inzichten te delen.

Minder ruis en betere adviesgesprekken

We hebben het systeem een maand lang getest, met hier en daar wat aanpassingen in de werkwijze er omheen. Inmiddels werken we nu ruim 3 maanden met het nieuwe inplansysteem en het bevalt goed. Het heen en weer mailen met adviesvragers is een stuk beperkter geworden, waardoor er minder administratieve druk is en we onze tijd nog efficiënter kunnen indelen.

Maar het grootste pluspunt is dat de adviesvragers die een afspraak plannen vaak redelijk goed voorbereid het gesprek in gaan. Natuurlijk zijn er nog steeds mensen die echt in het begin van de oriëntatiefase zitten, maar over het algemeen hebben de adviesvragers al meerdere dingen uitgezocht en stellen ze daarover concrete vragen.

Ons vermoeden is dat de betere voorbereiding van adviesvragers voorkomt uit twee aspecten:

1. De drempel om een gesprek te plannen is íets hoger dan voorheen (maar ook weer niet afschrikwekkend hoog). Het ‘inplannen van een afspraak’ voelt voor de adviesvrager als een grotere stap, dan het sturen van een mailtje met de vraag ‘kan ik een advies van jullie krijgen?’.

2. Nádat een afspraak is gepland sturen we (geautomatiseerd) een aantal mailtjes na met extra informatie. Als een adviesvrager aangeeft interesse te hebben in het primair onderwijs, sturen we hem of haar een aantal artikelen toe die betrekking hebben op de sector (en idem dito voor het voortgezet onder, mbo etc.)

Daarnaast merken we een verbetering in de beschikbaarheid van mensen - méér mensen nemen daadwerkelijk op als we ze bellen. Bij de oude manier van plannen konden adviesvragers slechts een dagdeel kiezen (ochtend of middag) waar ze voorkeur voor hadden, waardoor we mensen toch best vaak belden op een moment dat ongelegen was. In het ergste geval moest er dan weer een nieuwe afspraak gepland worden. Door het nog verder in te kaderen naar een tijdslot van 20 minuten, binnen twee blokken van twee uur, lijken mensen er echt klaar voor te zitten. Ze kunnen natuurlijk nog steeds een afspraak op het laatste moment vergeten zijn, maar dat blijft eigenlijk heel beperkt.

We hebben sinds de invoer van het systeem geen afname gezien in het aantal maandelijkse adviesvragers. Sterker nog, we zouden zeer waarschijnlijk nog meer mensen kunnen helpen bij het openen van meer tijdslots. Op dit moment is daar nog geen vraag naar, maar met het huidige systeem is opschalen (mits genoeg adviseurs) goed te doen.

Wil je het inplansysteem zelf proberen? Je vindt hem hier. Meer weten over de tool die we gebruiken, of denk je erover na zélf meer een inplansysteem voor je regio(loket) te gaan werken? Neem contact op met remi@onderwijs.in voor advies, tips en andere handigheden!